Comunicaciones
Por experiencia sabemos que no es posible una buena gestión sin una buena organización..
Trabajamos con distribuidores de distintas zonas geográficas, incluidos otros países con otros idiomas. Nuestra gestión debe ser siempre ágil, y para ello hay que establecer unas condiciones que simplifiquen en lo posible todas estas interacciones.
Como distribuidor quieres que nuestros envíos salgan en el día, que cualquier consulta sobre un pedido concreto sea atendida con rapidez o que, si las hubiera, las incidencias en los envíos se gestionen en el menor plazo de tiempo posible para que tus clientes disfruten de una buena experiencia en su compra y esto también te ayude a fidelizarlos.
Todo esto solo es posible con un sistema adecuado para que nuestras comunicaciones en forma de correos sean realmente efectivas y agilicen los procesos en lugar de ralentizarlos.
En esta sección te explicamos unas sencillas reglas. Verás que todo es cuestión de sentido común y nos favorece a todos.
1 - Pedidos sin automatizar:
En el asunto siempre se incluirá el nombre del punto de venta y el número o código de pedido. Para todo lo referente a este pedido se utilizará el mismo hilo, y de esta forma será fácil de localizar cada correo en caso de que haya que consultarlo por cualquier motivo, tanto para contestar al mismo con la correspondiente factura como por cualquier consulta sobre el mismo. Cualquier tema extra que incluya se sumará al asunto.
Ejemplo asunto:
"nombre distribuidor" "número de pedido" + error seguimiento (nuevo tema "error seguimiento" añadido al asunto principal)
Se trata de que en cualquier caso identifiquemos el problema con rapidez, encontrando el motivo directamente en el asunto. Además, se trata de que cualquier dato que podamos necesitar se encuentre en el hilo mantenido en el cuerpo del correo, ya que no todos los puntos de venta tienen un tiempo de respuesta rápido. El cumplir estas reglas de funcionamiento nos otorga, por lo general, más independencia y capacidad extra para resolver cualquier problema de la forma más rápida posible.
Para evitar gestiones innecesarias y pérdidas de tiempo de todos, es obligatorio incluir los siguientes campos en el pedido.
Nombre del cliente
Dirección completa
Código postal y población
Teléfono y correo electrónico
2 - Comunicaciones si surge una incidencia:
En este caso se obrará de la misma forma que en cualquier asunto nuevo que tenga que ver con el pedido y se añadirá delante del asunto del correo que ya existe la palabra INCIDENCIA en mayúsculas.
Ejemplo asunto:
INCIDENCIA "nombre distribuidor" "número pedido"
Si la incidencia se produce sobre un pedido automatizado, al no existir un correo con datos al respecto, el asunto del correo para comunicarnos este hecho será igual que el del ejemplo anterior, y en el cuerpo del mensaje debe figurar la explicación de la incidencia y los datos necesarios tales como: producto afectado, así como datos completos del envío del cliente en cuestión.
Para la tramitación de incidencias en caso de que sean daños por el transporte:
1 - El cliente debe hacer constar en el albarán del repartidor que se aprecian daños si así fuese, esto facilita mucho la tramitación de la reclamación al transportista.
2 - Enviar fotos del paquete, de la etiqueta del transportista y de los daños que ha sufrido el producto.
Sin cumplir estos requisitos no se puede tramitar una reclamación y en este caso se facturará el pedido ya que no queda constancia real de los daños sufridos.
No a todos los clientes se les ocurre el hacer constar en el albarán que el producto no se le entrega en condiciones por más que se llegue a apreciar exteriormente. Nuestra recomendación es que,
en el caso de las automatizaciones, se mantenga el texto que figura al respecto en el correo automático que recibe el cliente final con el seguimiento del envío, donde se dan las pautas a seguir en caso de que se aprecien daños.
3 - Un correo para cada función:
Tenemos distintos correos y lo ideal es dirigirse al que corresponde según el caso.
comercial @multihuerto.es Temas comerciales, solicitudes de distribución y todo lo que tenga que ver con esto como cualquier tema relacionado con los pedidos, descuentos o dudas con algún producto.
admin@multihuerto.es Contabilidad y todo lo relativo a facturación.
hola@multihuerto.es Centro de ayuda y soporte para consultas tanto de distribuidores como de usuarios finales acerca del vermicompostaje o dudas sobre el correcto funcionamiento de nuestros productos.
